ノベルティ 小ロットの重要な内容
そこには、一般的な会議とは異なるルールもしくはメンバーのマナーがある。
表現を変えてみる……会議で議論しないとは、逆説的な言い方であるが、だれかが言ったことを批判しない、という意味である。
自由に、思いつくままに、かつ連想を重視して、意見を出しあう。
同じようなことでも表現を変えてみると、また別の発想が生まれることがある。
発想の転換を図る……初めはいろいろと意見が出るが、あるときから、ぱったり出なくなったりする。
そのとき司会者は、5W1Hを使ってみようとか、３ム(ムリ、ムダ、ムラ)から発想してみよう、とか、窓を開けて外を見ようとかサジェストすると、また発想が回転するものである。
司会者は、つねにリラックスムードを形成するように努める。
意見を層別する……出された数々の意見は、似たもの同士、共通するもの、背後関係を同じくするもの、などで大きく層別する。
タイトルをつける……層別したら、グループごとに改めてタイトルをつける。
タイトルのつけ方もみなに相談し、適当な言葉を選ぶ。
これ以後は、個々の問題についてさらに詳しく掘り下げるか、まとめに入るかによって、方法は異なってくる。
上司も１メンバー……このような自由討議の場で最も気をつけなければならないのは、上司が上司らしくふるまってはいけない、ということである。
上司もメンバーの１人として存在するようにする。
たとえば、課長クラスが役員会に呼ばれた場合や、係長や一般社員が部長会や本部会に呼ばれた場合を考えてみよう。
会議メンバーは、すべて３段階も４段階も上の人である。
このような会議に、そのスタートから呼ばれることはまずない。
必要に応じて、必要なことがらを、必要な時刻に述べるだけである。
呼び出しも秘書係の人がするだろう。
会議室へ入る前に……指定時刻の５分前には、会議室の前へ行っていよう。
そこで呼ばれるのを待つ。
待っている間、服装を点検しよう。
話す内容はあまり考えないほうがよい。
セリフを考えすぎるとトチるものである。
呼ばれたら……声だけならドアをノックして入る。
係の人がドアを開けてくれたらその場で一礼して１歩入る。
｢失礼します。
第２販売課の山田、まいりました｣というふうに大きな声で名のり出る。
まずリラックス……セキばらいの１つもしたほうがよい。
データを明示し、語句をはっきりと、特に語尾が消えてしまわないよう、ゆっくりと話す。
聞き手の顔を見ながら話す……手に持った資料からはなるべく目を離し、聞いている人の顔を見ながら話す。
特に最高位者に向かって語りかけるよう心がける。
しかし、そちらばかり見ていてはいけない。
自分を買ってくれていると思われる上司にも等分に目を向けること。
話の切れめでは、一同を見渡すとよい。
ここでうなずく人が1人でもいれば大成功である。
お礼の言葉で結ぶ……「以上です。
ご質問はありませんか」と言ってはいけない。
「以上です。
ありがとうございました」と言って黒板の横か、テープブルの端か、ふさわしい所に立ったまま、次の反応を待つ。
質問には明瞭に答える……質問があったら１歩進んで、明瞭に答える。
答えられない場合は「さあー」などと言わないで、「それにつきましては、ただいま資料を持ち合わせておりませんので、のちほど上司を通じてご報告いたします」と答えればよい。
一礼して静かに退室……「それではご苦労さん」と言われたら、「ありがとうございました」と一礼して去る。
部屋を出るとき注意しなければならないのは、後ろ手でパタンとドアを閉めないこと。
絶好のチャンスを生かせ……格の違う会議に呼ばれるということは、ビジネスマンにとって、自分を売りこむ千載一遇のチャンスである。
そのためには、日ごろから自分の仕事を整理整頓し、いつでもデータを作れるようにしておくべきである。
度胸を養う訓練……また、いざというときあがらない度胸を養っておけば万全である。
度胸を養う訓練には、次のような方法がある。
なるべく多くの人と接するチャンスを作る。
人前で話す回数を増やす（自分から積極的に、サークル発表の発表者になる)自分が作成したデータに自信をもつ。
講演者やテレビのアナウンサーを見て、話のしかたを研究する。
テープレコーダーやできればビデオカメラで自作自演して、自分を眺めてみる。
社長も人の子だと思う。
会議が始まる５分前には定席についていたい。
ましてその会議に自分より上位者がいるときは、上位者より先に会議室に入っていよう。
あらかじめ会議開催通知が来ているにもかかわらず、定刻になっても行けず、電話で促されるようでは、ビジネスマン失格である。
管理者の場合は、自己管理能力を疑われるだろう。
どうしても緊急のトラブルか何かで遅れてしまいそうなときは、主催者へただちに電話連絡する。
会議とコンパは違う……「いやー、わりーわりー」などと言って頭をかきながら入ってくるのは最低である。
コンパとは違うのだ。
ガラス越しに見えても、ドアをノックし、みんなに目礼して、空いている下の方の席につく。
話が一瞬、とだえているようだったら、「遅くなって申しわけありません」と一言わびる。
私語は禁物……隣の人に、「どうなっちゃってるの？」などと私語をしない。
しばらくはじっと進行状況を見る。
どうしてもプロセスが理解できなかったら、議長に、「遅れてまことに申しわけありませんが、どういう状況なのでしょうか」と素直にきくとよい。
発言最中では失礼……人の発言中に黙って席を立つのは失礼というものである。
たとえ緊急の用事でも、中座するときは、発言者が一呼吸入れたときを見はからって、「まことに恐縮ですが、これこれしかじかの用事がありまして出かけなければなりませんので、よろしくお願いします。
あとのことは○○さん（または議長）にご一任しますのでよろしく」とあいさつしてから退出しよう。
だいたい、会議中には会議室へ電話を回さないようにしていたほうがよい。
それでも緊急の場合やお得意様の場合は、やむをえない。
会議中の電話の取り扱いは、アシスタントや部下によく教えておくべきであるが、それでもかかってきた場合には、それなりの対処法がある。
｢失礼｣とひと言みんなにあいさつしてから、受話器に向かう。
また電話を取ってくれた人に対しては、小声で礼を言おう。
電話への出方は、電話に関するマナーの項で述べたとおりである。
電話でのふつうの話し方でよいが、ほかの場合と違って大声にならないよう注意することである。
これは、会議だけでなく、お得意様で電話を借りた場合でも同じである。
ガチャンと切らない。
受話器はそっと置き、｢失礼しました｣と小声でみんなに言い、席に戻る。
電話の内容によっては、どうしても会議室をぬけ出さなければならない場合もあるが、その折は、前項での中座の方法と同じである。
発言中に電話が来たときは、どうしても議事は一時中断してしまう。
なるべく短くテキパキと処理し、長くなりそうならあとでかけ直す旨伝えて、議事に戻る。
しだいに深まるつきあい……会社に入って、より重要な仕事をまかせられると、より多くの社外の人とつきあう機会が多くなる。
主として担当業務を通じて、取引関係の人が多いが、それが永年にわたると私的にも親しくなり、個人的なつきあいにまで進む場合がある。
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